Inleiding

Voor Business Modelling (BM) moesten we een bedrijfsanalyse uitvoeren bij het softwarebedrijf Profity. Door deze analyse is er een proces ontdekt wat in de huidige staat van Profity niet soepel verloopt. Dit proces is het licentiebeheer. Voor het vak Projectmanagement en Procesverbetering (PM) moesten we dit proces onderzoeken en een verbetervoorstel opzetten. Hiervoor is de volgende hoofdvraag opgesteld: ‘Welk verbetervoorstel kan geformuleerd worden voor het licentiebeheer bij Profity?’

Wat is profity en wat is hun probleem?

Profity BV ontwikkelt ERP software, waarvoor Profity licenties verkoopt aan de klant. Een probleem dat speelt bij Profity, is het tekort aan inzicht in de situatie qua aantal licenties en hoeveelheid gebruikers. Dit komt doordat de licenties van een klant niet zijn gekoppeld aan de accounts van haar medewerkers. Profity wil graag inzicht op alle gekochte licenties en de huidige status van desbetreffende licenties. Zoals het nu gaat is het vaak nodig om het aantal licenties te vergelijken met het aantal actieve gebruikers van een klant. De oorzaak hiervan is dat de licenties niet zijn gekoppeld aan de accounts, dus de drager van de licentie niet wordt opgeslagen.
Hierop worden door medewerkers van Profity regulaire checks uitgevoerd, zodat het aantal licenties overeenkomt met het aantal actieve gebruikers en de factuur.

Meneer Nieuwenhuis en de servicedesk zijn verantwoordelijk voor het hanteren van dit proces, maar zijn hier vaak veel tijd aan kwijt vanwege de onoverzichtelijke en missende informatie over de licenties. Het is in de huidige infrastructuur dus lastig om in een kort tijdsbestek een duidelijk overzicht te hebben van de huidige situatie van een klant, o.a. door te een groot aantal communicatielijnen in de organisatie.
Dit proces zorgt er dan voor dat Profity haar klanten kan benaderen mochten zij te veel of te weinig licenties bezitten en klanten benaderen Profity voor wijzigingen.

De tijd die besteed wordt aan het controleren, kost Profity veel uren, oftewel personeelskosten, in dit proces. Door minder facturatie dan daadwerkelijk gebruik van de licenties loopt Profity dus jaarlijks omzet mis. Daarnaast ontstaat er door een te groot aantal communicatielijnen ook een tekort aan overzicht van informatie over o.a. het aantal licenties.
Deze problemen zouden opgelost kunnen door een nieuwe applicatie te implementeren, waarbij alle werknemers én klanten in 1 applicatie bij alle benodigde informatie kunnen en de klant zelf beheer heeft over het aantal licenties en de toewijzing ervan.

Wat is onze conclusie en aanbeveling voor deze opdracht?

In de inleiding werd de volgende hoofdvraag gesteld: ‘Welk verbetervoorstel kan geformuleerd worden voor het licentiebeheer bij Profity?’
Deze vraag hebben wij beantwoord door onderzoek te doen naar het deelproces licentiebeheer. Voor dit onderzoek zijn wij dieper ingegaan op de situatie, het probleem en hoe de oplossing hiervoor gevormd kon worden. De kern van het probleem, is het tekort aan inzicht van het aantal licenties bij de klant. Door onderzoek te doen naar de eisen voor een nieuwe applicatie, is er een oplossing uitgewerkt. Het verbetervoorstel is om een nieuwe applicatie te implementeren, waarbij Profity medewerkers en klanten in de applicatie een overzicht hebben van het aantal licenties met de gekoppelde gebruikers.
Aan de hand van de business case is ook uitgevonden dat deze oplossingsrichting financieel een goede investering is. Hierop gebaseerd is de aanbeveling om voort te zetten met het implementatieplan.
https://profity.nl/